A continuación te ofrecemos las claves, para ahorrar en artículos de oficinas y para que las compras de material de oficina se hagan de la manera más eficientemente posible:

1. Busca proveedores de material de oficina que despiecen la mercancía. ¿Por qué te van a obligar a comprar un pack de 12 bolígrafos color verde, si en tu oficina sólo váis a utilizar seis? ¿Por qué vas a tener stock de productos, cuando es tu proveedor el especialista en almacenar este tipo de atículos? En este sentido, asegúrate que el precio de las 6 unidades es el mismo que el precio para 12 unidades.
2. Ojo con las ofertas del tipo 3x2, compra 8 y te regalamos 2 (8+2). Casi con toda probabilidad, salvo excepciones, lo que suele pasar es que inflan el precio unitario para que el resultado final sea el mismo que si compraras una en promoción. Suele ser muy común este tipo de ofertas en el papel de oficina: “compra 8 paquetes de papel y te regalamos 2”. Al final, lo que se mal acostumbra hacer, es incrementar el precio unitario del paquete unitario, para que el resultado final sea bueno para el proveedor de oficina. Nuestro consejo es que rehuyas de este tipo de oferta, y por ejemplo en el caso del papel de oficina, que pidas siempre precio neto por paquete de papel.
3. Ten en cuenta precios por volumen. La mayoría de proveedores de material de oficina te van a dar mejor precio si consumes un volumen concreto de unidades. En este sentido, antes de aceptar precios por volumen, piensa en el uso que le daréis al material de oficina y si realmente necesitáiscomprar esa cantidad para el uso cotidiano en la oficina. Lo ideal es encontrar un proveedor de material de oficina, que te ofrezca un precio neto competitivo para el suministro sin volumen, y tener una persona de contacto en la empresa suministradora de material de oficina, para que gestione pedidos especiales a mejor precio.
4. Busca un proveedor “cercano” a ti. Con ello ahorrarás en gastos de transporte, manipulación, seguros. Intenta llegar a un acuerdo para no aplicar portes. La mayoría de los distribuidores de material de oficina, estará interesados en no aplicarte portes o en suprimir gastos del tipo “seguro de transporte”, “manipulación”. Si el proveedor de artículos de oficina, no está por la labor, nuestro consejo es que busques uno más flexible.
5. Intenta trabajar con un proveedor con el mayor número de referencias en el catálogo. Nosotros entendemos, que aproximadamente 10.000 referencias son suficientes para trabajar todos los productos necesarios en una oficina. De esta manera, evitamos pedir productos especiales, o fuera de catálogo, que son donde los distribuidores de material de oficina aplican mayores recargos o márgenes.
6. Busca un proveedor de material de oficina mediano. Es mejor que las grandes multinacionales, porque en el momento que tengas un problema de facturación tipo recargos, portes,…etc cuanto más grande sea el proveedor, menos flexibles serán en la supresión de estos conceptos.
7. Busca el mejor precio en papel de oficina y consumibles de informática: representan aproximadamente el 70 % del consumo total de material de oficina en una empresa. Intenta que el proveedor sea el mismo, para que el volumen le resulte interesante al distribuidor.
8. Compra en un proveedor con una marca propia competitiva. Lo ideal son aproximadamente 800 referencias. De esta manera, logramos tener siempre una alternativa económica a las compras de material de oficina tradicional. Busca artículos de buena calidad, porque aunque sean más económicos que las marcas, no quiere decir que sean malos. Habla con tu asesor comercial e inténtale “sacar” la información del fabricante que elabora los productos de marca propia.
9. Como consecuencia de la crisis, el ajuste de consumos de material en oficinas es evidente. Intenta establecer un plan de eficiencia entre los empleados, para concienciarles, de que un uso inadecuado del material no sólo es malo para la empresa si no también para el medio ambiente. No debemos nunca olvidar la cuestión medio ambiental, que nos afecta a todos, y con un poco de racionalidad, podemos mejorar nuestro entorno.
10. Y por último, busca profesionales. No trabajes el material de oficina con distribuidores que no tengan experiencia en el sector o que provengan de la informática, porque no van a saber nunca asesorarte y a elegir bien que es lo que mejor te conviene a ti o a tu empresa.